Tulosta

Toiminnanohjausjärjestelmät (englanniksi ERP = enterprise resource planning) viittaa tietojärjelmiin, joilla hallitaan yrityksen sitoumuksia ja tapahtumia (myyntitilauksia, ostoja, tuotantoa, työsopimuksia jne...) ja muuta tietoa joita yritysten prosesseissa tarvitaan. Tämä tietojoukko sisältää yrityksen keskeiset toimintaa määrittävät tekijät (=resurssit), kuten nimikkeet, työntekijät, taloudelliset resurssit, käyttöomaisuuden, tuotantolaitteet jne. ja niihin liittyvät suunnitelmat.

Tyypillisesti toiminnanohjauksella hallitaan tietovirtoja yritysten eri toimintojen välillä, perustuen yhteiseen tietokantaan maantieteellisten toimipisteiden ja organisaatioyksiköiden kesken, kuten wikipedia termin ERP määrittelee.

Toiminnanohjausjärjestelmiä kutsutaan toisinaan valmisohjelmistoiksi, millä korostetaan järjestelmän valmiutta käyttöön ilman työlästä asiakaskohtaista ohjelmointia tai muuta IT-työtä. Tällaisessa ideaalitapauksessa kohdeyritys voisi periaattessa vain syöttää sisään omat perustietonsa, kuten nimikkeet, asiakkaansa, hinnastona jne. ja alkaa käytön ilman IT huolia.

Suoraan paketista käyttöön?

Yksinkertaisimpia järjestelmiä, jotka on tarkoitettu erityisesti PK-sektorille, voidaan toisinaan itse asiassa ottaakin käyttöön ylläkuvatulla tavalla. Järjestelmiä saa käyttöönsä pilvipalveluna, engl. SaaS (software as service), eli nettirekisteröinnin jälkeen suoraan käyttöön. Isommissa ja mutkikkaammissa (monikansallisissa tai yleisesti pörssilistatuissa yhtiöissä) sen sijaan suositaan järeämpiä ja mukautetumpia tuotteita, jotka halutaan usein omaan hallintaan. Ja markkinoilta löytyy kaikenlaista tarjontaa näiden ääripäiden väliltäkin.

Jos tarkastelee mutkikkaimpia järjestelmiä tarkemmin, huomaa niiden koostuvan (kymmenistä) tuhansista ohjelmista tai muista teknisistä komponenteista, joista jokaista ohjaa lukuisat parametrit. Eri ohjelmat ja komponentit toimivat toistensa kanssa vain tiettyjen parametrien sopivilla yhdistelmillä. Nämä parametriviidakot ovat hankalasti ymmärrettäviä, ja usein niistä onkin koostettu valmiita mallikokoonpanoja joilla on erilaisia kaupallisia nimiä kuten: esikonfiguroitu järjestelmä, toimiala-versio, best-practise-processit jne. Jos pystyy tukeutumaan niihin, on mahdollista toteuttaa käyttöönotto nopeasti.

Jos taas valmiit mallit eivät aivan istu, on mahdollista muuttaa ohjelmien ja prosessien toiminnallisuutta hyvinkin perusteellisesti ilman minkäänlaista ohjelmointia. Mutta ei ilman melko perusteellista parametrisoinnin tuntemusta, eli kyseiseen alueeseen erikoistunutta asiantuntijaa (konsulttia). Harvoin myöskään yksittäinen henkilö voi tuntea kaikkien modulien kaikkien toimintojen mahdollisuuksia, vaan asiantuntijat yleensä erikoistuvat suppeampaan alueeseen, joten niitä tarvitaan useampi.

(Ylläoleva kuvaus on käännös Aalto-yliopiston jatko-opintoihin liittyvän kurssin työstä "ERP projects and uncertainty", Pekka Talvensaari 2014).   

Huom! Tämä yleiskuvaus toiminnanohjauksesta on tehty suomeksi, muut ERP-aiheiset artikkelit ovat vain englanniksi.